Come funziona GearFlow

Come iniziare

L'ordine conta: ogni livello si appoggia al precedente. La prima volta che configuri il tuo account, segui questi passi in questo ordine.

• Crea almeno una Sede Il magazzino fisico dove tieni l'attrezzatura. Esempio: "Magazzino Lugano". Da Sedi.
• Crea i Settori Le grandi aree di lavoro. Esempio: "Audio", "Video", "Luci". Da Settori.
• Crea le Categorie dentro ogni settore Esempio: dentro il settore "Audio" crea le categorie "Microfoni", "Cavi", "Mixer". Da Categorie.
• Inserisci i Materiali Esempio: dentro la categoria "Microfoni" aggiungi "Shure SM58" con quantità 5 — GearFlow crea in automatico 5 unità fisiche, ciascuna con un proprio codice univoco pronto per l'etichetta. Da Materiali.
• Da qui in poi, tutto ruota attorno a Prelievo/Riservazione Ogni volta che ti serve attrezzatura per un evento, crei una lista con le sue date, ci aggiungi i materiali (a mano o scansionandoli), e GearFlow si occupa da solo di disponibilità e conflitti — vedi la sezione qui sotto.

Il modello in breve

Tutta l'attrezzatura è organizzata su quattro livelli, dal più generale al più specifico:

Settore è l'area di lavoro (es. "Audio", "Video", "Luci") — serve anche a limitare cosa vede un operatore, se gli assegni un settore specifico da Utenti. Categoria raggruppa i materiali dentro un settore (es. "Cavi", "Microfoni"). Materiale è il modello/tipo di oggetto (es. "Shure SM58") — è quello che vedi elencato in Materiali. Unità è il singolo pezzo fisico che possiedi di quel materiale: se hai 5 SM58, sono 5 unità dello stesso materiale, ciascuna con il proprio codice univoco (quello che stampi ed è scansionabile) e il proprio stato.

Questa distinzione è la chiave di tutto: i limiti del tuo piano contano i materiali (le tipologie a catalogo), non le unità fisiche, che sono illimitate.

Sedi

Ogni unità appartiene a una sede — il magazzino fisico in cui si trova normalmente. Se gestisci più location, puoi vedere e filtrare le disponibilità per sede, e tracciare i trasferimenti quando un'unità cambia posizione.

Contenitori

Un contenitore (flight case, borsa, rack) è un tipo speciale di materiale che può "ospitare" altre unità al suo interno. Quando aggiungi materiali a un contenitore, il sistema lo ricorda: se poi prelevi solo un pezzo dal case per usarlo da solo, GearFlow tiene traccia di dove deve tornare, cosicché al rientro dalla produzione si riallinei automaticamente al contenitore di origine.

Dalla pagina Contenitori puoi anche stamparne il contenuto — riepilogo per quantità o dettaglio unità per unità.

Prelievo/Riservazione

È il cuore operativo di GearFlow. Un Prelievo/Riservazione rappresenta un evento, uno show, una trasferta — con una data di inizio e fine. Ci aggiungi i materiali che ti servono (dalla pagina della lista, oppure scansionandoli), e GearFlow si occupa di impegnarli automaticamente in modo che non vengano assegnati per errore a due produzioni sovrapposte nello stesso periodo.

• Crea la listaNome, numero produzione, date di inizio/fine, settori coinvolti.
• Aggiungi i materialiDalla scheda lista, oppure con lo Scanner puntando la fotocamera sui codici delle unità.
• Usa la produzioneLe unità restano impegnate per tutta la durata — visibili come non disponibili per altri Prelievo/Riservazione in conflitto di date.
• Completa o annullaA fine produzione, tutto torna disponibile automaticamente — comprese le unità che erano dentro un contenitore.

Prelevato vs riservato

Quando aggiungi un'unità a una lista, GearFlow le assegna automaticamente uno tra due stati, in base alla data della lista rispetto a oggi:

Non devi scegliere tu quale dei due — lo calcola GearFlow dalle date della lista. Serve solo a farti vedere a colpo d'occhio, in Prelievo/Riservazione e Timeline, cosa è fisicamente fuori adesso e cosa è solo pianificato.

Scanner ed etichette

Da Etichette generi e stampi un QR per ogni unità (il codice univoco già assegnato quando hai creato il materiale) — li ritagli e li attacchi fisicamente all'attrezzatura.

Da Scanner, sul telefono, scegli il Prelievo/Riservazione su cui stai lavorando e inquadri i QR mano a mano che carichi il materiale: ogni scansione ti mostra cosa hai inquadrato e ti chiede conferma prima di aggiungerlo — se è un contenitore, puoi scegliere se aggiungerlo intero o solo alcuni materiali al suo interno.

Ruoli utente